Peranan Komunikasi Dalam Kantor

Tri Agung Rismana

Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung

Program Studi D3 Administrasi Bisnis

NIM 155211046

Email: rismanaagung@gmail.com

Abstract

Communication in the office plays an important role in conveying information. Communications may be submitted by way of verbal and nonverbal to understand what is conveyed by the communicant and communicator. Communication is often done in daily life to socialize with others. In the workplace, every employee must interact with other employees by means of communication. This is an activity that must be done every employee to be appropriate to achieve the company's goals.

Abstrak

Komunikasi dalam kantor sangat berperan penting dalam  menyampaikan informasi. Komunikasi dapat disampaikan dengan cara verbal dan nonverbal untuk mengerti apa yang disampaikan oleh komunikan dan komunikator. Komunikasi sering dilakukan dalam kehidupan sehari-hari untuk bersosialisasi dengan orang lain. Dalam tempat bekerja, setiap pegawai harus berinteraksi dengan para pegawai lainnya dengan cara komunikasi. Hal ini merupakan kegiatan yang harus dilakukan setiap pegawai agar dapat sesuai untuk mencapai tujuan perusahaan.

I. Pendahuluan

Komunikasi merupaka suatu hubungan timbal balik secara langsung ataupun tidak langsung yang sering dilakukan dalam kehidupa sehari-hari antara seseorang, beberapa orang, organisasi, ataupun kelompok untuk saling betukar informasi. Biasanya komunikasi di lakukan degan cara lisan atau verbal yang dapat di mengerti oleh kedua belah pihak. Komunikasi masih dapat dilakukan walaupun tidak ada bahasa verebal yang dapat di mengerti oleh keduanya yaitu dengan cara menggunakan gerak-geik badan, menunjukan sikap tertentu, mengangkat bahu, menggelengkan kepala, cara seperti  ini disebut degan bahasa nonverbal.

Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor . Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat , carilah sumber informasi yang dapat dipercaya , selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif .

Maka dari itu alangkah pentingnya sebuah komunikasi dalam kehiduapan sehari-hari yang biasanya di lakukan hanya sekedar untuk sosialisasi dalam kantor, tetapi badaimana jika hal tersebut terjadi dalam sebuah kantor yang notabennya oran-orang penting di perusahaan tersebut, komunikasi seperti apa yang harus kita gunakan? Untuk itu kita harus pandai memilih dan memilah komunikasi seperti apa yang harus kita gunakan dalam ruang lingkup kantor.

II. Tinjauan Pustaka

Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication beasal dati kata latin yaitu communicatio, dan ber sumber dai kata communis yang atinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Dalam definisinya secaa khusus mengenai komunikasi itu sendri menurut Hovland adalah “proses mengubah perikalu orang lain” (communication is the process to modify the behaviour of other individuals).

Komunikasi yang efektif adalah yang paling penting bagi para manager, karena :

a.       Komunikasi adalah proses dalam melaksanakan suatu fungsi dalam manajemen yang diantaranya yaitu pengoganisasian, perenanaan, pengarahan dan pengawasan.

b.      Komunikasi suatu bagian terbesar dalam kegiatan manager dalam rangka melaksanaan tugas.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain, yang meliputi kata-kata dalam percakapan , ekspersi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Perpindahan yang efektif tetapi penerimaan dan pengiriman berita sangat bergantung pada keterampilan tetentu seperti membaca, menulis, mendengar, berbicara, sering juga di sebut rantai pertukaran informasi, yang mepunyai unsur-unsur :

1)     Suatu kegiatan untuk membuat seseorang lebih mengerti,

2)     Suatu saran dalam pengalihan informasi,

3)     Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu.

III. Pembahasan

Proses Komunikasi

Suatu sistem komunikasi organisasi menceriminkan bebagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda-beda. Model proses komunikasi antar pribadi yang sederhana adalah : Pengirim – Berita – Penerima, yang menunjukan 3 (tiga) unsu esensi komunikasi, bila salah satu hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung.

Model proses komunikasi yang lebih rinci, dengan unsur-unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara para anggota oganisasi, meliputi :

1)      Sumber (source) : mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomuikasikan sesuatu gagasan, pikiran, informasi atau kesan dan sebagainya kepada pihak lain.

2)      Pengubah berita kedalam sandi/kode (encoding the massage) : mengubah berita dalam berbagai simbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu mengubah arti tersebut, seperti kata-kata percakapan, tulisan, angka, gerakan, atau kegiatan.

3)      Pengiriman berita (transmitting the massage) : mencerminkan individu dalam berkomunikasi terhadap media atau saluran distribusi (komunikasi lisan : telepon, mesin pendikte, orang atau videotape : komunikasi tertulis, memo, surat, laporan, catatan, bulletin perusahaan, manual operasi, dan surat kabar)

4)      Penerimaan berita oleh pihak penerima : menangkap simbol-simbol melalui pancaindra mereka (penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman).

5)      Pengertian/penerjemahan kembali berita (decoding) : menyangkut pengertian simbol-simbol oleh penerima, yang dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitaranya.

6)      Umpan balik (feedback) ; menyampaikan tanggapan yang ditujukan kepada pengirim semula atau orang lain.

Tipe-Tipe komunikasi

Tipe-tipe komunikasi menurut Joseph A Devito adalah komunikasi atau berbicaa dengan diri sendiri komunikasi dengan sekelompok kecil, komunikasi dengan luas ataupun publik, Menurut R Wayne Pace komunikasi mempunyai 3 (tiga) tipe antara lain komunikasi pada diri sendiri, antar pribadi, dan komunikasi Khalayak. Sekelompok sarjana di Amerika pun membuat suatu keterangan tentang komunikasi itu sendiri, ada 5 (lima)  macam jenis komunikasi tetapi tidak jauh beda dengan ungkapa para peneliti pendahulunya, para sarjana komunikasi aliran Eropa pun demikian tetapi lebih di persemit menjadi dua yaitu komunikasi massa/publik dan komunikasi dengan diri sendiri.

1)      Tipe komunikasi dengan diri sendiri

Maskud dari komunikasi dengan diri sendiri yaitu proses yang terjadi atas individu itu sendiri atau dirinya sendiri. Terjadinya komuniksi tersebut dikarenakan adanya pemikiran terhadap objek yang individu itu amati.

2)      Tipe komunikasi Antarpribadi

Komuniksi antar pribadi itu sendiri yaitu proses komunikasi yang berlangsung antara individu satu dengan yang lain, menurut sifatnya komunikasi ini dibedakan ke dalam dua macam yaitu kelompok kecil dan komunkasi diadik. Diadik sendiri adalah suatu proses komunikasi yang berlangsung dua individu dalam satu situasi saling bertatap muka secara langsung biasanya dalam wawancara, percakapan, ataupun dialog, kelompok kecil adalah komunikasi yang antara tiga orang lebih secara tatap muka yang dimana individu tersebut salaing berkomunkasi satu sama lain.

3)      Tipe komunikasi publik

Komunikasi publik sendiri yaitu suatu proses komunkasi yang menyampaikan pesan-pesan oleh pembicara dalam suatu situasi bertatap muka secara langsung di depan audience yang lebih banyak, komunikasi ini memiliki ciri komunikasi interpersonal ataupun idividu/pribadi, dikarenakan langsung atau bertatap muka.

4)      Tipe komunikasi massa

Maksud dari masa sendiri adalah dimana satu orang memberi sebuah pesan ataupun sebuah percakapan dengan kahlayak yang sangat banyak, biasanya massa melalui berbagai cara salah satunya dengan menggunakan alat-alat yang bersifat elektronik seperti siaran televisi, radio ataupun film.

Ciri komunikasi massa sendiri diantaranya mempunyai sifat yang terbuka dengan audience yang relativ banyak dalam hal ini biasanya komunikasi massa ini besumber dari suatu lembaga  atau instansi.

Komunikasi organisasi

Yaitu bentuk pergantian pesan antara sektor-sektor komunikasi yang ada dalam organisasi tersebut. Organisasi itu sendiri terdiri dari beberapa unit dalam hubungan yang hirarkis, diantaranya seperti satu dengan yang lalinnya yang berfungsi dalam satu lingkungan. Komunikasi organanisasi melibatkan manusia sebagai tokoh utama yang ada dalam proses menerima pesan yang di sampaikan dalam sebuah informasi.

Model proses komunikasi antar  pribadi yang telah dibahas di atas, dapat juga diterapkan pada komunikasi dalam kantor. Komunikasi yang efektif dalam kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor (Raymond V. Lesikur) yaitu:

A.    Saluan Komunikasi Formal Yang mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam 2 cara:

1.      Liputan saluran formal yang semakin melebar yang menyesuaikan dengan perkembangan dan pertumbuhan individu kantor.

2.      Saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar individu kantor.

B.     Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi membedakan kedudukan dan kekuasaan akan menentukan dengan seseorang yang berada dalam organisasi

C.     Spesialisasi jabatan mempermudah komunikasi dalam kelompok kerja yang berbeda.

D.    Jaringan komunikasi dalam organisasi, organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara

1.      Jaringan komunikasi kaku biasanya terjadi karena bawahan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasan secara langsung

2.      Jaringan komunikasi bebas dimana individu tersebut dapat berkomunikasi dengan setiap orang

Ada 4 macam jaringan komunikasi dalam organisasi ;

1.      Jaringan lingkaran dimana individu tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dengan  orang-orang yang bereda pada area terdekat

2.      Jaringan rantai dimana seorang dapat beruhubungan langsung dengan mata rantai terdekat

3.      Jaringan huruf Y dimana individu berpola komunikasi secara langsung seperti huruf Y

4.      Jaringan bintang, dimana seseorang yang berada pada titik pusat dapat dengan mudah berkomunikasi langsung ke berbagai arah

Jaringan huruf Y dan jaringan bintang adalah bentuk komunikasi sentralisasi, yang lebih efektif untuk menyelesaikan berbagai masalah rutin yang tidak kompleks karena lebih cepat dan akurat. Sedangkan untuk masalah kompleks jaringan lingkaran dan rantai disesuaikan dengan desentralisasi agar lebih cepat dan tepat dalam penyelesaiannya.

Peranan Komunikasi Informal

Komunikasi informal adalah bagian yang paling penting dalam organisasi maksudnya yaitu:

1.      Pemuasan kebutuhan manusiawi seperti hubungan dengan orang lain

2.      Perlawan terhadap pengaruh monoton yang membosankan

3.      Mempengaruhi keinginan dan perilaku orang lain

4.      Pelayanan sebagai sumber infomasi yang beruhubungan dengan pekejaan yang tidak disediakan dalam komunikasi formal

Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah “Grapevine” (Mendengar sesuatu tetapi bukan dari sumber yang resmi, kabar angin atau gosip) yang cenderung dianggap merusak dan merugikan akibat penyebaran informasi yang tidak tepat.

Di lain pihak, komunikasi grapevine mempunyai peranan yang berfungsi sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi karena lebih cepat dan akurat dalam pemberian informasi. Manager harus menyadari bahwa komunikasi informal dan terutama grapevine tidak dapat dihilangkan seharusnya manager perlu memahami dan mempergunakannya sebagai pelengkan komunikasi formal.

Hambatan-hambatan Terhadap Komunikasi Efektif

Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif karena adanya hambatan:

A.    Hambatan organisasi meliputi;

1.      Tingkatan hiraki, ketika suatu organisasi tumbuh, strukturnya akan berkembang yang meninmbulkan berbagai masalah dalam komunikasi, karena berita harus melalui berbagai tingkatan, yang memerlukan waktu lebih lama untuk mencapai tempat tujuan yang cenderung menjadi tidak akurat

2.      Wewenang manajerial, tanpa wewenang untuk membuat suatu keputusan tidak mungkin hanya manajer yang memutuskan, tetapi dapat menycapai tujuan dengan efekti di lain pihak.

3.      Spesialisasi, mengakibatkan pemisahan individu-individu walaupun mereka bekerja dalam satu perusahaan yang mengakibatkan terciptanya masalah, karena perbedaan: fungsi, kepentingan, kepentingan perusahaan, kepentingan pribadi, dan hal yang membuat merasa hidup mereka dalam dunia yang berbeda yang mengakibatkan perasaan individu mengalami perbedaan pemahaman dan mendorong terjadinya kesalahan.

B.     Hambatan-hambatan antar pribadi, kesalahan dalam komunikasi yang disebabkan karena ketidaksempurnaan manusia dan bahasa, yaitu;

1.      Persepsi selektif dimana suatu proses yang menyeluruh dengan apa yang seseorang pikirkan dalam menyeleksi, pengorganisasian, dan mengartikan segala sesuatu yang ada di lingkungannya, sehingga mengakibatkan reaksi tertentu dan meliputi 3 aspek yang perlu diperhatikan oleh manajer yaitu;

1.      Penerima akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman diri dan bagaimana mereka telah belajar untuk menghadapi suatu masalah

2.      Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perusahaan dalam struktur kepribadian yang kuat. Hal yang bertentangan dengan keyakinan perusahaan akan ditolak

3.      Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik mereka dalam membuat pola menyeluruh.

2.      Status atau kedudukan komunikator menimbulkan kecenderungan untuk menilai, membuat pertimbangan, dan membuat pendapat atas dasar pemikiran pengirim (sumber), antara lain kredibilitasnya yang didasarkan karena keahlian seseorang dalam bidang berkomunikasi dan tingkat kepercayaan seseorang.

3.      Keadaan membela diri, keadaan pengirim untuk pembelaan, menerima atau keduanya yang akan menghasilkan hambatan dalam berkomunikasi, sebagai contoh: seorang karyawan akan terancam kehilangan pekerjaannya maka dapat kehilangan kemampuannya dalam mengartikan berita secara tepat.

4.      Pendengaran lemah, manajer perlu belajar secara selektif dan efektif agar dapat mengatasi hambatan yang terjadi dalam perusahaan, yang diantaranya meliputi;

1.      Mendengar hanya permukaannya saja dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dibicarakan

2.      Memberikan pengaruh melalui perkataan dan sinyal-sinyal seperti memperhatikan jam, memandang atap ruangan, megeluarkan emosi kegelisahan

3.      Menunjukan tanda-tanda ketidaksukaan terhadap seseorang tanpa melakukkan filterisasi dalam pengambilan sikap.

4.      Mendengar dengan tidak aktif

5.      Ketidaktepatan dalam menggunakan bahasa yang menjadi salah satu kesalahan terfatal yang telah dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam kata yang digunakan, sebagai cotoh; perintah manajer untuk melakukan tugas secepat mungkin bisa berarti; 1 jam, 1 hari, 1 minggu.

IV. Kesimpulan

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain, yang meliputi kata-kata dalam percakapan , ekspersi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Perpindahan yang efektif tetapi penerimaan dan pengiriman berita sangat bergantung pada keterampilan tetentu seperti membaca, menulis, mendengar, berbicara, sering juga di sebut rantai pertukaran informasi

Suatu sistem komunikasi organisasi menceriminkan bebagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda-beda. Organisasi itu sendiri terdiri dari beberapa unit dalam hubungan yang hirarkis, diantaranya seperti satu dengan yang lalinnya yang berfungsi dalam satu lingkungan.

Komunikasi atau berbicaa dengan diri sendiri komunikasi dengan sekelompok kecil, komunikasi dengan luas ataupun publik, komunikasi mempunyai 3 (tiga) tipe antara lain komunikasi pada diri sendiri, antar pribadi, dan komunikasi Khalayak. Komunikasi yang dilakukan kemungkinan tidak selalu berhasil dengan lancar. Kadang-kadang komunikasi yang dilakkukan pesan yang disampaikan tidak tertangkap oleh pihak yang lainnya dengan baik. Hal ini terjadi karena disebabkan oleh adanya beberapa hambatan yang dapat menjadikan komunikasi tersebut menjadi tidak efektif.

Daftar pustaka :

- Ian Fleming.1999. The Time Management Pocketbook. Stylus Publishing.

- Drs. Abdullah Masmuh, M.Si. 2013. Komunikasi Organisasi.

- Bambang Triputrant, SE.MM. 2013. Pengantar Manajemen.

- http://www.e-jurnal.com/2013/09/jurnal-penelitian-komunikasi.html

- id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi